Om kennis te kunnen delen is het van belang dat deze kennis op basis van haar eigenschappen gevonden kan worden. Dit kan door middel van een structuur waarin bij elkaar horende of aan elkaar gerelateerde kennis gegroepeerd wordt aangeboden, maar ook door zoekmogelijkheden aan te bieden die het zoeken op kenmerken mogelijk maakt. Kennismanagement systemen bieden een combinatie van beide mogelijkheden.
Daarnaast is het vaak niet de bedoeling om direct alle kennis en informatie voor iedereen beschikbaar te maken (bijvoorbeeld beoordelingsformulieren worden meestal niet op het intranet gepubliceerd). Autorisatieprocedures zorgen ervoor dat iemand alleen die informatie kan inzien die ook voor hem (of algemener, iemand in zijn functie) bedoeld is.
