Alle informatie (in documenten) kent een zogenaamde lifecycle. Het begint met een idee of een eerste opzet in bijvoorbeeld een concept. Dit wordt vervolgens een stuk ter goedkeuring, na acceptatie wordt het een actueel stuk en wanneer de informatie niet meer van toepassing is, zal deze komen te vervallen. De informatie gaat echter niet verloren want deze heeft een rol gespeeld in de historie. Het aanpassen van deze statussen kan vaak een tijdrovend karwei zijn omdat de informatie op route langs diverse personen of instanties moet en hierbij nogal eens opgehouden wordt. Het bijhouden van al deze statussen kan door middel van een workflow geautomatiseerd worden. De processen (wegen) kunnen van te voren in een workflow worden ingebracht. Zo kan de informatie elektronisch en snel langs deze wegen worden geleid. Dit zal de efficiëntie van de organisatie zeker ten goede komen.
