Asset documentatie in control!

Universiteit Twente

"Voor de UT is het op elk moment beschikbaar stellen van actuele bouwinformatie van enorm belang. Indien zich er een calamiteit voordoet moet men snel kunnen schakelen. “Denk hierbij aan het snel beschikbaar hebben van de tekening van een waterleidinginstallatie bij een legionellabesmetting zodat het stelsel op de juiste manier ontsmet kan worden” Dankzij Meridian zijn deze tekeningen altijd up to date en snel voorhanden." - Universiteit Twente

Over de Universiteit Twente

De Universiteit van Twente is een campus universiteit. Met een oppervlakte van 156 hectare en 44 gebouwen behoort de UT tot één van de grootste campus universiteiten van Nederland. De campus van de Universiteit Twente ligt aan de rand van Enschede, op een kwartiertje fietsen van het stadscentrum. Op de campus werken en studeren 3.300 medewerkers en ruim 11.000 studenten. Je vindt hier op twee na alle onderwijs- en onderzoeksgebouwen. Daarnaast staan hier studentenen medewerkerswoningen en zijn er sportvelden, winkels, congressen vergaderzalen, een kroeg en een bieb.

Ray Klumpert, hoofd Onderhoud & Vastgoed is sinds 2008 werkzaam voor de afdeling Campus en Facility Management van de UT. Hij geeft als hoofd van de afdeling Onderhoud en Vastgoed leiding aan 19 personen. Waarvan 8 projectleiders toegang hebben tot Meridian.

Ray Klumpert UT

Aanleiding

De afdeling Onderhoud & Vastgoed, Campus & facility management is verantwoordelijk voor het goed beheren van alle tekening bestanden. In totaal zijn er 56.000 verschillende tekeningen. De tekeningen waren al wel gedigitaliseerd maar er zat veel vervuiling in de bestanden. De tekeningen moeten up to date zijn en blijven. Geen correcte tekeningen betekent een groot risico voor de bedrijfsvoering. Indien er zich een calamiteit voor doet moet men terug kunnen vallen op correcte tekeningen.

Ray kwam in het Erasmus Medisch Centrum in aanraking met Meridian van Accurent. Het Erasmus Medisch Centrum was zeer tevreden over de oplossing. Aan de hand van diverse demo’s werd er door Ray besloten te kiezen voor Meridian van Accruent. Het pakket kan alles wat ze voor ogen hadden niet alleen voor nu maar zeker ook voor de toekomst. Daarom is er een tekeningenbeheerder aangesteld. De 56.000 verschillende tekeningen worden gecontroleerd en gerubriceerd door de tekeningenbeheerder. Op 2 gebouwen na zijn nu alle gebouwen herzien.

Ray Klumpert: “De UT is een vrij bijzondere organisatie, we werken lean & mean”. “De afdeling bestaat uit 19 mensen. Samenwerken met externe bedrijven/contractanten is noodzakelijk”.

Waarom Betagraphics

Bij het zoeken naar de juiste partner vond de UT in Betagraphics een partij met alle benodigde kennis, pragmatische oplossingen en een flexibele instelling. “Betagraphics kon ons op alle vlakken helpen onze doelstellingen te realiseren”.

Oplossing

Nadat het Meridianpakket door Betagraphics succesvol bij de UT werd geïmplementeerd kregen de divisie projectleiders, de tekeningbe- heerder en Ray zelf een gedegen training bij Betagraphics. De afdeling kwam erachter dat bepaalde tekening bestanden niet handig in elkaar zaten, zo zaten er verschillende verdiepingen in één document. De verdiepingen zijn gesplitst en per afdeling opgeslagen. “Men moet zich wel aanpassen aan het pakket maar Meridian zit zo logisch in elkaar dat de keuzes die je maakt logisch zijn”.

Meridian heeft de UT geholpen met het realiseren van het voorafgestelde doel: Technische documentatie actueel houden. Een zware klus, een strict protocol volgen is dan noodzakelijk en Meridian helpt daarbij. En voor beheer heb je andere zaken nodig dan voor de realisatie.

Concreet

Meridian maakt alle wensen van de UT realiseerbaar en het kan zelfs meer dan dat dat de UT eist/wenst. Op de vraag wat is jouw favoriete kenmerk van Meridian antwoord Ray het volgende: “Een pakket wat heel veel kan en heel veel voorwaarden heeft kan heel onoverzichtelijk zijn, Meridian is het gelukt het overzichtelijk te houden. Het pakket is intuïtief. Het volgen van de Meridian training, gegeven door Betagraphics, kan ik wel aanbevelen”.

Het gebruiksgemak van Meridian staat als groot- ste voordeel op één, men kan eenvoudig een link doorsturen waardoor interne afdelingen maar ook aannemers vrij eenvoudig een pdf-bestand kunnen downloaden. Alle betrokken personen worden gedwongen om de bestanden goed aan te leveren. Iedereen snapt de urgentie. Je krijgt het daardoor onder controle. Op twee gebouwen na zijn alle tekeningen inmiddels herzien en in Meridian geplaatst. Er is van grof naar fijn gewerkt.

Voor de UT is het op elk moment beschikbaar stellen van actuele bouwinformatie van enorm belang. Indien zich er een calamiteit voordoet moet men snel kunnen schakelen. “Denk hierbij aan het snel beschikbaar hebben van de tekening van een waterleidinginstallatie bij een legionellabesmetting zodat het stelsel op de juiste manier ontsmet kan worden” Dankzij Meridian zijn deze tekeningen altijd up to date en snel voorhanden.

Mede doordat het product Meridian continu door Accruent wordt doorontwikkeld en een nieuwe update ervoor zorgt dat het pakket nog weer meer plezieriger in gebruik is kan Ray Meridian sterk aanbevelen.

De UT is tot zover erg tevreden met het resultaat. Ten tijde van dit schrijven zijn ruim 80% van de belangrijkste tekeningen in Meridian geplaatst. “Het grootste gedeelte is klaar en alles werkt zoals we hadden gehoopt”, aldus Ray.

Samenwerking

De UT is erg tevreden over de samenwerking met Betagraphics. Betagraphics reageert snel op de wensen en hulpvragen van de UT.
De financiële afhandeling is correct en reëel. Betagraphics is betreft de serviceverlening een bedrijf dat goed bij de UT past.

Meer weten?

Meer informatie of een vrijblijvend gesprek? neem dan contact op met uw accountmanager.

Betagraphics.nl

074 243 42 45